В компании «ПУД» настроили бухгалтерский, налоговый, управленческий учет, а также расчет торговой наценки на базе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП».

26 января 2022

Сеть магазинов «ПУД» — розничная торговая сеть продуктовых магазинов на территории Республики Крым. Более 5000 продовольственных и непродовольственных товаров, 71 магазин по Крыму и Краснодарскому краю. Собственный логистический распределительный центр площадью более 35 000 м2 и автопарк большегрузных автомобилей.

Задачи проекта:
  • организация единого информационного пространства, оперативное получение данных из системы, повышение скорости работы базы данных;
  • обеспечение непрерывности поступления, фиксации и использования учетных данных для дальнейшего использования ее в регламентированных процессах, повышение качества, оперативности отражения учетных данных в программе;
  • обеспечение формирования необходимой для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетности с детализацией по подразделениям, статьям доходов и расходов, видам начислений;
  • обеспечение автоматизированного заполнения регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства. Реализация возможности отправки отчетности в соответствующие органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса «1С-Отчетность»;
  • снижение трудоемкости отражения хозяйственных операций в учете, исключение дублирования информации, трудоемких ручных расчетов в Microsoft Excel и на бумажных носителях, повышение квалификации пользователей;
  • оптимизация расчета торговой наценки: прозрачность и корректность формирования, детализация в разрезе подразделений и складов, аналитические отчеты.
И сразу о самом важном - результаты проекта в конкретных цифрах!
  1. получены корректные остатки на начало 2018, 2019 годов;
  2. в результате процедуры свертки объем информационной базы уменьшился более чем на 10 Gb, скорость выполнения операций увеличилась на 30%, что позволило выполнить регламентные процедуры закрытия периодов;
  3. отражение хозяйственных операций в базе приведено в соответствие требованиям, обозначенным в положениях о бухгалтерском учете;
  4. регламентированная отчетность заполняется автоматически по данным регистров;
  5. исправлен механизм формирования, движения и расчета торговой наценки, получены корректные остатками по торговой наценке на конец расчетных периодов;
  6. полностью задействован типовой функционал программы, минимизировано использование ручных операций (количество вводимых ручных операций снижено на 80%);
  7. даны инструкции технического характера для переноса сканированных договоров из базы в отдельное хранилище на сервере, что существенно повлияет на повышение скорости выполнения регламентных процедур при закрытии периодов;
  8. оптимизированы сроки получения данных управленческой отчетности (сроки получения управленческой отчетности сокращены на 50%).
А теперь, как мы это сделали:
Главным фактором в необходимости проведения комплексного анализа базы данных и внешнего аудита учёта, в модернизации отдельных участков и отчётов стало решение руководства компании об отказе параллельного ведения регламентированного учета в старых программах 1С 7.7 для Украины и полном переводе учета на решение 1С:Бухгалтерия 8 КОРП с 01.01.2018 года.
Работы проводились в уже имеющемся в эксплуатации программном комплексе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» редакции 3.0 на актуальном релизе. Данная база данных является “сводной”. В неё выгружаются данные из магазинов, распределительных центров, центра логистики, а также из программы “1С:Зарплата и управление персоналом”, редакция 3.0.
В рамках проекта было охвачено:
  • рабочих мест — 50,
  • магазинов — 71,
  • распределительных центров — 5,
  • структурных подразделений — 217.
В ходе проекта были проанализированы и протестированы обмены, внесены исправления в механизмы загрузки данных, откорректирована порядок формирования и полнота выгружаемой информации, её отражение в документах сводной базы, проведена адаптация и доработка базы данных в связи со спецификой и требованиями компании.

   До старта проекта регламентированный учет велся в базе данных без применения ПБУ 18/02 с отсутствием ряда операций и данных в регистрах налогового учета. Порядок отражения отдельных хозяйственных операций не соответствовал положениям о бухгалтерском учете, а также требованиям налогового законодательства.

   Работы по проекту начались с отдельного, а затем комплексного анализа участков и базы в целом. Первое решение – о восстановлении целостности файла базы данных, тестировании и исправлении, пересчете итогов для восстановления структуры данных и их корректного отображения в проводках, отчетах и регистрах системы. Поэтапное тестирование базы дало результат. Вторым решением запустилась процедура свертки базы, для уменьшения её объёма с целью увеличения скорости выполнения регламентных заданий. Свертка базы длилась несколько суток, но завершилась корректно и дала результативные документы ввода начальных остатков на 01.01.2018 года, которые далее корректировались с учётом внесенных изменений в Учётную политику, с учётом применения ПБУ 18/02.

   После получения корректных остатков в бухгалтерском и налоговом учёте, были перепроведены все блоки учетных документов начиная с 01.12.2017 года с соблюдением хронологии последовательности, внесением в них исправлений, недостающей аналитики, а также проверено их соответствие действующим положениям о бухгалтерском учёте и требований налогового законодательства РФ.
Необходимость закрывать периоды многократно и вносить исправления в учёт продиктовала третье решение: уменьшение объёма базы через перенос сканированных договоров из документов на отдельный ресурс.

   Отдельно был рассмотрен механизм формирования, движения, расчёта и отражения торговой наценки, используя типовой и не типовой механизмы. Созданы инструкции, для корректного отражения и анализа торговой наценки. Достигнуты положительные результаты в стабилизации сроков сдачи управленческой и регламентированной отчётности.

   В связи с объемами и спецификой деятельности организации в соответствии с требованиями заказчика был разработан функционал учета ТМЦ: реализована загрузка данных из исторической системы и файлов в формате Excel, разработан новый документ для отражения перемещений ТМЦ, находящихся в эксплуатации, доработаны документы инвентаризации, разработаны аналитические отчеты. Также были внесены изменения в механизмы загрузки выписки банка.