Генеральный директор компании "Эдит Про" о роботизации бизнес-процессов

23 декабря 2021
Генеральный директор компании "Эдит Про" о роботизации бизнес-процессов

Gartner называет роботизацию бизнес-процессов (RPA) самым быстрорастущим сегментом ПО. Несмотря на давление пандемии, он растет двузначными темпами. Объяснить это просто: RPA выводит оптимизацию на новый уровень, устраняя самую трудоемкую часть работы человека – рутинные повторяющиеся процессы: ввод данных, создание отчетов, оповещение клиентов и многие другие.

Обновления и доработки ERP-систем, в том числе интеграционные, осуществляются крайне редко. Дело в том, что проекты внедрения и модернизации ERP, особенно в крупных, территориально распределенных компаниях – долгосрочные, трудо- и ресурсозатратные.

Это "проекты на сотни трудочасов", которые руководители предпочитают ставить в план на будущий год. А иногда и вовсе откладывают на неопределенный срок: если система работает, зачем в ней что-то менять?

Тем временем сотрудники продолжают вручную вводить данные в систему, создавать типовые отчеты и делать массовые рассылки. Все эти рутинные операции отнимают их время и способствуют преждевременному выгоранию.

Что делать?

На российском рынке постепенно набирает популярность технология роботизации бизнес-процессов (RPA). Ее суть в том, что все рутинные задачи передаются специально обученным программным роботам.

Такие роботы способны имитировать действия человека и выполнять операции на компьютере по заданному сценарию. Быстрее, чем человек, без кофе-брейков и ошибок. Это позволяет не только ускорить бизнес-процессы, но и высвободить время сотрудников на решение более интересных и важных задач.

Одно из главных преимуществ роботизации – нет необходимости ее интеграции с бизнес-приложениями. Роботы функционируют как бы обособленно и не привязаны к конкретной ИТ-системе. Другими словами, при внедрении роботизации не придется пересматривать и вносить изменения в ИТ-архитектуру своих legacy-систем, включая ERP.

Более того, программные роботы не требуют кодирования и сложной разработки – их может создать любой сотрудник бизнес-подразделения, будь то аналитик или сисадмин. Этим можно объяснить высокую скорость распространения программных роботов. По прогнозам Gartner, к 2022 году90% крупных организаций во всем мире будут применять RPA в той или иной форме.

RPA для ERP

В ERP-системах робот может выполнять множество простых повторяющихся операций, от работы с документами и произведения типовых расчетов до сбора данных для финансовой отчетности. Главное условие – эти действия должны быть простыми и программируемыми.

Степень автоматизации процессов может сильно разниться в зависимости от количества и сложности роботов, а также специфики работы, которую обычно выполняют сотрудники компании. Вот лишь несколько примеров.

Поддержка актуальной базы данных
Обычно компании ежедневно обновляют базы клиентов в CRM или Excel и вручную переносят новые данные в ERP, например, для того чтобы актуализировать и систематизировать платежные поручения. В среднем это занимает пару часов. Причем действия, которые нужно произвести сотруднику – простые и монотонные: в CRM обновляются определенные строки и ячейки, поэтому заранее понятно, откуда брать новые данные и куда их переносить.

Даже самый простой программный робот справится с такой задачей без ошибок. Если настроить его корректно, робот раз в сутки будет автоматически запускаться по команде и обновлять информацию.

Рассылка автоматических сообщений
Оповещение клиентов о новостях или акциях компании – еще одна трудоемка и рутинная задача. Необходимо скопировать клиентские данные из CRM или Excel, внести их в специальную форму в "1С: Электронный документооборот". Затем прикрепить файл с информацией или акционную листовку и отправить клиенту. Причем количество клиентов может быть до нескольких сотен. Соответственно, у сотрудника на такую задачу уходит целый рабочий день.

Программный робот может выполнить задачу автоматически, без привлечения сотрудников, потратив на нее всего несколько минут. Менеджеру нужно лишь дать роботу команду и проверить факт ее выполнения.

Обработка счетов
Обработка счетов нередко сопряжена с множеством трудностей. К примеру, поставщики могут отправлять документы в разных форматах: PDF, MS Word или даже сканы. Финансовые аналитики обычно вручную собирают эти данные и вносят в единую базу. На обработку каждого документа таким способом уходит в среднем 2-3 минуты. При этом сотрудники, выполняющие скучную рутинную задачу, быстро устают, а любая ошибка в документах чревата серьезными последствиями для компании.

RPA может автоматически обрабатывать счета. Робот, интегрированный с инструментами распознавания текста (OCR), извлекает нужные данные из файлов любого формата, в том числе бумажных – он "читает" документ, как если бы это делал человек. Затем робот открывает нужную базу данных в ERP и вносит информацию: данные контрагента, организации, перечень товаров/услуг, сумму. На весь процесс уходит всего несколько секунд.

Сверка бухгалтерского учета

Одна из самых утомительных задач для бухгалтерии – сверка. Сотрудники проверяют точность данных и записей, сравнивают документы разных форматов и из различных источников: счета, банковские выписки, накладные и договоры. Программные роботы могут упростить процесс извлечения и согласования данных и обеспечить надежность сверки: в отличие от человека, они работают без пауз и ошибок.

Наконец, программные роботы могут управлять заказами. Так, технологии RPA полезны в процессе выбора поставщиков, включая анализ их документов и проверку кредитоспособности, а также непосредственно оформления контракта. Кроме того, при подключении к логистическому модулю ERP программные роботы могут также контролировать транспортировку заказов: отслеживать доставку, готовить графики отгрузки, а также заполнять отчеты.

По сути, RPA может взять на себя сквозное управление процессом закупок. К примеру, робот может "увидеть" по учетной системе, что на складе недостаточно необходимых комплектующих, выбрать поставщика, оформить и принять заказ. И все это – с минимальным участием человека.

RPA единым

В итоге RPA-технологии могут автоматизировать любые процессы в ERP, основанные на правилах. Компании, использующие ERP, за счет внедрения RPA могут:

  • сократить время, затрачиваемое на рутинные, повторяющиеся задачи;
  • уменьшить число ошибок из-за ручного ввода данных;
  • обеспечить качество и точность обработки документов и формирования отчетности;
  • начать более детально отслеживать все взаимодействия с контрагентами.

Не зря 53% респондентов недавнего исследования Deloitte уже начали процесс роботизации, а еще 19% предприятий планируют его в следующие два года.

 Источник: https://www.comnews.ru/content/218027/2021-12-23/2021-w51/rpa-erp-lyubov